Hasse er ingen “klassisk” konsernsjef, men en leder som er tett på de ansatte, og mener han er et resultat av alt de har lært ham. Dessuten liker han demokratiske prosesser, også da de fire elektro-selskapene i konsernet skulle velge nytt regnskapssystem.

“Regnskapssystemet vi hadde var utdatert. Etter å ha sett på ulike løsninger og lyttet til behov, fikk vi anbefalt regnskapssystemet PowerOffice, som er dypt integrert med Contracting Works. At systemet var intuitivt og lett å lære var viktig.”

Contracting Works er et skybasert ordre- og prosjektstyringsverktøy spesielt utviklet for håndverkere. Fordi systemet “snakker” med PowerOffice blir det en sømløs flyt mellom fakturaer  – som igjen gir full kontroll på ordrer, lønn og økonomi.

– Det var også en trygghet at regnskapskontoret vårt, Atenti, kjente veldig godt til både bransjen vår og PowerOffice, forteller Hasse.

PEC Elektro Sandefjord var selve “prøvekaninen”, og gikk over til PowerOffice i 2022. Tilbakemeldingene var så gode, og overføringen gikk så smertefritt, at søsterselskapet Nilsen Elektro i Horten byttet til samme system noen måneder etterpå.

Siste selskap ut var PEC Elektro Tønsberg, med sine 33 ansatte. De fleste er elektromontører, og administrasjonen er liten.

Mette Smee er selskapets økonomiansvarlig, som sørger for full kontroll på økonomien og at alle ansatte får rett lønn til rett tid. Hun var derfor helt sentral i prosessen da også Tønsberg-selskapet gikk over til nytt regnskapssystem.

Regnskapskontoret var avgjørende i valget av PowerOffice

Atenti er et autorisert regnskapskontor med egen avdeling i Tønsberg, og tilbyr sine kunder ulike regnskapssystem, alt ettersom hva som matcher kundens behov best. Statsautorisert regnskapsfører Tuva Fjellhegn har alltid vært veldig glad i PowerOffice, på grunn av brukervennligheten og den stadige utviklingen av produktet.

– Min opplevelse er at PowerOffice er den perfekte løsningen i kombinasjon med Contracting Works, fordi integrasjonen mellom systemene er så sømløs. Selskap som PEC Elektro må få bruke mest mulig tid på sine kunder og faget, og minst mulig tid på rutinemessig arbeid, sier Tuva.

– Hun svarer med en gang om jeg lurer på noe.

Tuva har gjennom årene blitt ekspert på elektrobransjen, og konsernsjef Hasse ser på henne som en av sine egne.

- Kjemien med Atenti og Tuva var avgjørende for at vi valgte PowerOffice. De presentere en konkret løsning, som de hadde høyt kunnskapsnivå om. Det skapte trygghet. Nå er vi alltid oppdatert, og ‘back up’ skjer automatisk. Systemet er aldri nede, og alt er på plass når det gjelder GDPR og sikkerhet. Det gir ro, og er veldig deilig!

– Ansatte har fått en enklere hverdag

Når Mette skal beskrive hvordan hverdagen har endret seg etter at de begynte å bruke PowerOffice, ser hun det også fra sine kollegers perspektiv.

- Elektromontørene har en del utlegg i hverdagen, som overtidsmat og parkeringer. Tidligere ble alt registrert manuelt, og jeg satt med papirbunker i forbindelse med lønnsutbetaling. Nå kan de laste opp bilde av kvitteringen rett i appen. Ingen flere kvitteringer forsvinner i klesvasken, og pengene kommer rett inn på konto.

Mette er sikker på at alle ansatte synes dette er kjempefint, ikke minst fordi de også selv får en bedre følelse av kontroll.

En annen funksjon som er veldig bra er at de ansatte nå kan se lønnsslippen direkte i appen.

“Lønnskjøring med PowerOffice er helt fantastisk. Der merker vi veldig endring. Hvor har alt papiret blitt av? Før var det et ordentlig prosjekt”.

Tid spart er tid tjent

– Vi sparer også mye tid på fakturering, fordi arbeidet er delegert til flere prosjektledere. Jeg har fortsatt kontrollen på det som går ut, men med PowerOffice skjer alt raskere og mer automatisk, sier Mette.

Så hva gjør hun med all den ledige tiden hun sparer nå som det manuelle og rutinemessige papirarbeidet er betydelig redusert – og alt går raskere?

Hun bruker den på oppgaver som gir mer direkte verdiskaping til PEC Elektro!

“All tiden vi før brukte på å “dytte” tall og data inn i systemet, kan vi nå bruke på å tilrettelegge for nøkkeltall til daglig leder, og gjøre mer økonomiske analyser. Det blir rett og slett en mye bedre flyt i hele virksomheten, det er mer motiverende, og det blir mindre skippertak og overtidsarbeid”

–  Alt har blitt mer forutsigbart, fordi vi hele tiden har bedre oversikt. Hverdagen har rett og slett blitt lysere, avslutter hun.