Alera
Alera forenkler skoleadministrasjonen for folkehøgskoler og gir oversikt over elevenes betalingsstatus og utestående beløp fra PowerOffice Go.
Passer for bransjene: Utdanning
Alera er et skoleadministrativt system for folkehøgskoler. Systemet hjelper ledelse og ansatte med å samle elevopplysninger, planlegging og daglig oppfølging på ett sted.
Funksjonalitet: elevregister, søknadsbehandling, fravær, timeplan, årsplan, kommunikasjon, dokumentasjon og økonomioppfølging.
Hjemmeside: https://alera.no
Dette gjør integrasjonen
Henter kunde- og fakturainformasjon fra PowerOffice Go til Alera.
Viser betalingsstatus, forfallsdato og utestående beløp for fakturaer koblet til elever.
Kan oppdatere informasjonen automatisk med valgt intervall.
Lar administrator styre ansattes tilgang til betalingsinformasjon.
Leser informasjon fra PowerOffice Go; fakturering og regnskapsføring gjøres i PowerOffice Go.
Supplerende informasjon
Forutsetninger for bruk
Skolen må ha tilgang til Alera og en aktiv PowerOffice Go-klient.
Skolens organisasjonsnummer må være korrekt registrert i Alera og samsvare med klienten i Go.
En administrator i Alera må sette opp tilkoblingen. Brukeren i Go må ha rettigheter til å aktivere utvidelsen.
Fakturaer må opprettes og vedlikeholdes i PowerOffice Go. Betalinger må være registrert der før de gjenspeiles i Alera.
Elever må kobles til riktig kunde og relevante fakturaer i Alera. Nye fakturaer må legges til i koblingen.
Administrator må aktivere automatisk henting dersom dette ønskes, og velge hvilke ansatte som får se betalingsinformasjonen.
Hvor ofte synkroniseres datatypene
Faktura- og betalingsinformasjon: Hentes automatisk når automatisk henting er aktivert. Standardintervallet er fem minutter, og administrator kan velge mellom 1 og 60 minutter. Henting kan også startes manuelt med «Synkroniser nå» i Alera.
Kundeinformasjon: Hentes og kontrolleres når administrator oppretter eller endrer koblingen mellom en elev og kundens fakturaer.
Klientinformasjon: Hentes ved tilkobling. Klient-ID kontrolleres ved hver henting for å sikre at dataene kommer fra riktig PowerOffice Go-klient.
Annen supplerende informasjon
Administrator kobler hver elev til riktig kunde og relevante fakturaer for aktuelt skoleår. Flere fakturaer kan inngå i samme elevkobling. Nye fakturaer må legges til i koblingen.
Alera viser samlet utestående beløp, betalingsstatus og tidspunkt for siste oppdatering. Elever uten fakturakobling vises med ukjent status. «Betalt / oppgjort» betyr at restbeløpet er null; dette kan også skyldes kreditering. Betalinger vises først etter at de er registrert i PowerOffice Go og informasjonen er hentet til Alera.
Administrator bestemmer hvilke ansatte som får se betalingsstatus og utestående beløp. Fakturering, betalingsregistrering og rettelser gjøres i PowerOffice Go.
Alera har foreløpig ingen offentlig detaljert veiledning å lenke til.
Slik deles dataen
Kunder
Utgående faktura Klientinformasjon Kom i gang
Skolen må ha Alera og PowerOffice Go. Brukeren som godkjenner tilkoblingen, må ha rettigheter til å aktivere utvidelser på skolens klient i Go.
1. Registrer skolens organisasjonsnummer i Alera.
2. Åpne Økonomi → Betaling → Koble PowerOffice Go til Alera, velg produksjon og start tilkoblingen.
3. Logg inn i PowerOffice Go og godkjenn tilgangen for skolen. Alera lagrer tilkoblingen automatisk.
4. Koble elever til relevante fakturaer i Alera og velg ønsket oppdateringsintervall.
Alera har foreløpig ingen offentlig oppstartsveiledning å lenke til.