Avregn

Henter fra PowerOffice Go – når brukeren ber om det:
- Posteringene på kostnadskontoene (kontoklasse 4–7) i avregningsperioden, med leverandør, MVA-kode, avdeling, prosjekt og egne dimensjoner
- Bare eiendommens rader når flere bygg deler klient: velg avdeling, prosjekt eller kontoer
- Posteringer som allerede er hentet, hentes ikke på nytt
- Budsjettet for eiendommen
- Hva hver leietaker er fakturert i à konto i perioden, matchet på organisasjonsnummer

Oppretter i PowerOffice Go – når avregningen er ferdigstilt:
- Én salgsordre (fakturautkast) per leietaker: fordelte felleskostnader, eventuelle justeringer og innbetalt à konto trukket fra. Summen er alltid oppgjøret i avregningen
- Riktig MVA per linje via varen kunden velger: standard salgskonto med 25 % for leietakere som er omfattet av den frivillige registreringen, alternativ salgskonto utenfor mva-loven for de andre
- Avregningen per leietaker som PDF-vedlegg
- Leietakere som mangler, opprettes som kunder på organisasjonsnummer
- Kreditnota når leietakeren har betalt for mye
- Hver leietaker sendes bare én gang

Ingen synkronisering i bakgrunnen.

Forutsetninger for bruk
- Avregn-abonnement med eiendommen og leiekontraktene lagt inn. Leietakerne bør ha organisasjonsnummer, så Avregn finner riktig kunde i PowerOffice Go.
- Aktivt PowerOffice Go-abonnement på klienten. Skal oppgjøret faktureres fra Go, må klienten bruke fakturering der.
- En administrator på klienten kobler til.
- En vare for fakturering med standard salgskonto med 25 % MVA og alternativ salgskonto utenfor mva-loven (MVA-kode 6, 7 eller 0). Avregn kan opprette varen «Felleskostnader (Avregn)» med riktige kontoer.
- Deler flere bygg samme klient, må de kunne skilles med avdeling, prosjekt eller egne kostnadskontoer.
- Skal à konto hentes fra Go, velger du i Avregn hvilke kontoer à konto faktureres på.
- Ingen kontomapping er nødvendig. Avregn foreslår kostnadstype ut fra konto og tekst, og brukeren godkjenner.
- I PowerOffice Go må den som kobler til, være administrator på klienten. Bygg som deler klient, bør skilles med avdeling eller prosjekt på posteringene.
- I Avregn kobler en eier eller administrator til. Leietakerne bør ha organisasjonsnummer, så Avregn finner riktig kunde i PowerOffice Go og henter à konto for riktig leietaker.

Hvor ofte synkroniseres datatypene
Ingen automatisk synkronisering. Alt skjer når en bruker i Avregn ber om det:
- Kostnader: når brukeren trykker «Hent fra regnskapet», typisk ved årsavregningen eller underveis i året. Hentes samme periode igjen, tas bare nye posteringer med.
- Budsjett: når brukeren henter budsjettet for eiendommen.
- À konto: når brukeren henter à konto til avregningen.
- Salgsordrer: når brukeren sender en ferdigstilt avregning, én gang per leietaker.

Avregn har ingen bakgrunnsjobber eller polling mot PowerOffice Go.

Annen supplerende informasjon
Arbeidsflyten i årsavregningen:
1. Kostnadene hentes fra PowerOffice Go for eiendommens avregningsperiode. Avregn foreslår kostnadstype per postering, og brukeren godkjenner. Rader som holdes utenfor, for eksempel eierkostnader eller andre bygg, vises i en kontrollrapport med årsak.
2. Avregningen beregnes etter leiekontraktene: fordelingsnøkkel, fritak, MVA etter den frivillige registreringen og innbetalt à konto. Summen av leietakernes andeler og eiers andel er alltid lik totalen fra regnskapet, til øret.
3. Brukeren kontrollerer og ferdigstiller, eventuelt med godkjenning av en kollega. En ferdigstilt avregning låses, og en korreksjon blir en ny versjon.
4. Oppgjøret sendes til PowerOffice Go som én salgsordre per leietaker, med avregningen som PDF-vedlegg. Avregn kontrollerer at hver ordre summerer til oppgjøret, sender hver leietaker bare én gang og viser status per mottaker. Har leietakeren betalt for mye, blir det kreditnota. Leietakergrupper faktureres som én kunde.
5. I PowerOffice Go går du gjennom utkastene og sender fakturaene.

MVA: Leietakere som er omfattet av utleiers frivillige registrering, faktureres med 25 % MVA (standard salgskonto). De andre faktureres utenfor mva-loven (alternativ salgskonto), og utleiers ikke-fradragsberettigede inngående MVA inngår i kostnaden.

Data og sikkerhet: Data lagres i EU (Stockholm), og klientnøklene lagres kryptert. Avregn bruker språkmodellen Claude fra Anthropic til å foreslå kostnadstype for posteringene. Forslagene godkjennes av en bruker, modellen har ingen tilgang til PowerOffice Go, og dataene brukes ikke til å trene modeller.