Blogg

Systemet som gjør det enklere å få kontroll på økonomien

Systemet som gjør det enklere å få kontroll på økonomien

Publisert 17.06.2019

Blogg

Systemet som gjør det enklere å få kontroll på økonomien

Systemet som gjør det enklere å få kontroll på økonomien

Publisert 17.06.2019

Dette er historien om hvordan bedre oversikt over økonomien ga bedre likviditet. 

Når du kjøper fisk og andre matvarer fra små og mellomstore norske produsenter, er det sannsynlig at etiketten er laget på Kvål i Sandnes. Her trykker Norsk Etikettklistremerker for nesten 400 kunder over hele landet – fra Skjervøy i nord til Lista i sør. Etikettene lages på fem ulike maskiner levert av den amerikanske fabrikanten Mark Andy, som holder til utenfor St. Louis i Missouri. Vi skal snart komme tilbake til disse maskinene, ikke minst den femte.

–Vi leverer etiketter til flere bransjer, ikke minst transport og lager, men det er klart at næringsmiddelindustrien er viktigst. Og innenfor denne bransjen blir det mye fisk. Det sier Petter Haaland.

Ved begynnelsen av 2019 overtok han som daglig leder i familiebedriften, som faren Frode kjøpte for 15 år siden og fortsatt eier. Erfaringen fra bransjen går mye lengre tilbake; på slutten av 1990-tallet solgte Frode bedriften han hadde utviklet gjennom mange år til Rieber-familien.

– Far er et naturtalent i denne bransjen. Han har tingene i ryggmargen: Produksjonstider, kapasitet, riktige priser og fornuftige marginer. Aller best liker han og kollegene seg når de får inn et hasteoppdrag, der både design og produksjon skal gjøres med en kvalitet og presisjon som imponerer selv de mest utålmodige kundene.

Like enkelt var det ikke for Petter å sette seg inn i driften. Med mangeårig bakgrunn som konsulent i EY (Ernst & Young), har han en sterk økonomikompetanse. Trykking av etiketter kunne han likevel ikke mer om enn det han hadde plukket opp i sommerjobber og over middagsbordet.

– Når trykkerfaget ikke var min sterkeste side, måtte jeg forsøke å kompensere med det jeg kunne best, nemlig innsikt i økonomien. Det var lettere sagt enn gjort, for regnskapet var sjelden oppdatert eller så oversiktlig som jeg mener det burde være.

Økonomien var solid, og under farens tid hadde Norsk Etikett i løpet av 15 år økt omsetningen fra 20 millioner kroner til 50 millioner kroner. Men, selve regnskapet fungerte svært dårlig som et verktøy for å gi innsikt i for eksempel salg til hver enkelt kunde, oppnådde marginer på ulike oppdrag eller utestående kundefordringer.

– Jeg innså raskt at det regnskapssystemet vi hadde stod i veien for bedre økonomistyring. I beste fall kunne jeg gjøre de gode analysene flere måneder etter at de var relevante, og da var de ikke lenger så nyttige for oss. Når vi sender ut mer enn 250 fakturaer i måneden, men ikke hadde løpende kontroll på kundefordringene, sier det seg selv at det var en uholdbar situasjon.

Petter sonderte derfor det lokale markedet på jakt etter regnskapsførere som brukte systemer som kunne gi bedre styring og kontroll. Valget falt til slutt på Kjell Haver Regnskapservice. Det er et velrenommert regnskapsbyrå som er kjent lokalt i Rogaland for å ha hjulpet krevende internasjonale kunder siden oljealderen kom til fylket.

– Steget fra regnskapssystemet vi hadde og over til PowerOffice Go, er nesten ikke til å tro. Jeg vet at denne påstanden kan få meg til å høres ut som vi kommer rett fra steinalderen, men jeg kan ikke få fullrost hvor god samhandling vi nå har med regnskapsfører og hvilken innsikt som er umiddelbart tilgjengelig i den felles plattformen.

Nå har Petter all den innsikten han trenger, et alltid oppdatert dashbord av nøkkeltall og full oversikt uansett hvor han er. Hva kostet den forrige bestillingen fra leverandør X? Har kunde Y betalt? Alt er kun noen tastetrykk unna – et drømmescenario for den tidligere EY-konsulenten.

–Dette er et system som frigjør tid som jeg kan bruke til sparring med regnskapsfører, som allerede har vært veldig nyttig for oss.

Bedre kontroll er et gode i seg selv, men det har også bidratt til andre viktige ting i bedriften:

– Nylig kjøpte vi inn en ny Flexo-maskin fra Mark Andy, som tar kvalitet og effektivitet til et nytt nivå, samtidig som den er et viktig grunnlag for videre vekst. Fordi vi hadde fått økt likviditet gjennom bedre økonomistyring, kunne vi finansiere maskinen med mindre banklån enn tidligere antatt. Den bedre likviditeten gjorde det også enklere for oss å gjøre nødvendige endringer på eiersiden.

– Og la meg legge til to andre fordeler: Nesten daglig mottar jeg e-post fra kunder som ønsker at vi fakturerer med EHF. Med PowerOffice Go er dette bare et tastetrykk unna, og EHF gir i seg selv besparelser for oss. En andre fordelen er at revisor kan gjennomføre mer effektiv bilagskontroll og revisjon når bilagene er så enkelt tilgjengelige.